Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä.
Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.
Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten suosittelemme, että tietosuojaselosteen sisältöön tutustutaan aina silloin tällöin.
Yhdistyksemme verkkosivulla www.mitty.fi emme käytä evästeitä. Palvelumme voi myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin, mutta MITTY ry ei vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen sisällöstä tai tietosuojakäytännöistä.
Tivia-jäsenyyden osalta tietosuojainformointiin voi tutustua TIVIAn sivustolla erikseen.
1) Paikallisjäsenrekisteri
Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukaisesti
1. Rekisterinpitäjä
Mikkelin Tietotekniikkayhdistys MITTY Ry, hallitus(miuku)mitty.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
MITTY Ry:n hallituksen jäsenvastaava, jasenvastaava(miuku)mitty.fi
3. Rekisterin nimi
MITTY Ry:n paikallisjäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus perustuu henkilötietolain 8 §:n mukaisiin käsittelyn yleisiin edellytyksiin. Rekisterin tarkoituksena on ylläpitää rekisteriä MITTY Ry:n paikallisjäsenistä. Rekisterinpitäjä käyttää tietojen käsittelytehtävien teknisessä tai operatiivisessa toteuttamisessa sen lukuun henkilötietolain 5 §:ssä tarkoitetulla tavalla toimivia tavanomaisia alihankkijoita.
5. Rekisterin tietosisältö
- henkilön sukunimi ja etunimet
- henkilön syntymäaika
- henkilön osoitetiedot
- henkilön puhelinnumero(t)
- henkilön sähköpostiosoite
- liittymispäivä
6. Tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä tämän haettua MITTY Ry:n paikallisjäsenyyttä.
Kaikkia henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin sisältämiä tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Rekisterin sisältämiä tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Tietojen tarkistaminen ja poistaminen
Paikallisjäsenellä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja paikallisjäsenrekisteriin on tallennettu, ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tämä tulee tehdä pyytämällä tätä sähköpostiosoitteesta jasenvastaava(miuku)mitty.fi. Tietoja voidaan poistaa jäsenen vaatimuksesta tai jäsensuhteen päättymisen vuoksi.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Rekisteri ei ole julkinen. Jäsenhakemukset ovat rekisterinpitäjän hallussa.
B. Tietojärjestelmään talletetut tiedot
Rekisteri ei ole julkinen. Rekisterissä olevien tietojen käsittely edellyttää erillistä tietojärjestelmän käyttöoikeutta. Rekisterin pitäjällä on pääsy rekisterin kaikkiin tietoihin.
2) MITTY Ry:n toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot
Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukaisesti
Rekisterinpitäjä: Mikkelin Tietotekniikkayhdistys MITTY Ry, hallitus(miuku)mitty.fi
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö: MITTY Ry:n hallituksen jäsenvastaava, jasenvastaava(miuku)mitty.fi
Rekisterin nimi: MITTY Ry:n toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot
Rekisterin tietosisältö, eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:
- Verkossa toimiviin suljettuihin ryhmiin haun yhteydessä saadaan ne perustiedot, jotka henkilö on tietojärjestelmän kautta jakanut. Tietojen perusteella tunnistetaan, että henkilö on yhdistyksen jäsen ja/tai yhdistyksen toimintaan osallinen. Suljetussa Facebook-ryhmässa henkilöt käyttävät omia Facebook-tunnuksiaan ja jonne he voivat tuottaa itse sisältöä.
- Kasvokkain kokoontuviin ryhmiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yksilöintitiedot.
- Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- Kyselyiden ja palautteen keräämisen yhteydessä kysytään nimi ja sähköpostiosoite, jotta voi osallistua arvontaan. Arvontaan osallistuminen ja tietojen antaminen on vapaaehtoista. Arvonnan yhteydessä annettuja henkilötietoja ei yhdistetä kyselyissä ja palautteissa annettuun muuhun tietoon.
Rekisterin käyttötarkoitus:
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilön Mikkelin Tietotekniikkayhdistys ry:n toimintaan liittyvä asiallinen yhteys. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on MITTY:n toimintaan liittyvä jäsen- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, viestintä, tapahtumat ja muut erilaiset palvelut sekä näihin liittyvät tarpeelliset toiminnot kuten laskutus, ylläpito, palvelukehitys sekä toimintaan liittyvä asiointi, viestintä ja markkinointi eri kanavissa. Rekisterinpitäjä käyttää tietojen käsittelytehtävien teknisessä tai operatiivisessa toteuttamisessa sen lukuun henkilötietolain 5 §:ssä tarkoitetulla tavalla toimivia tavanomaisia alihankkijoita.
Rekisterin tietolähteet: Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.
Tietojen luovuttaminen: Tietoja voidaan osana tavanomaista toimintaa jakaa ns. yhteiskäyttötilanteessa, käytännössä esimerkiksi yhteistapahtumia toteutettaessa yhteistapahtuman toiselle järjestäjälle. Henkilötietoja ei kuitenkaan luovuteta MITTY:n tilaisuuksissa vieraileville puhujille tai näiden edustamille tahoille. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Jäsenyyden tai muun käsittelyperusteiden päätyttyä tiedot poistetaan rekisteristä ilman tarpeetonta viivytystä. Tietoja voidaan siirtää palveluiden toteuttamiseksi tarvittavissa tavanomaisissa alihankintasuhteissa lain sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet:
Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö nimenomaisesti kuuluu.
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla toimihenkilöillä.
Kasvokkain kokoontuvien ja netissä toimivien ryhmien, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien, palautetta antaneiden, sekä kyselyiden sähköinen henkilörekisteri sijaitsee käyttäjätunnuksin suojatussa palveluntarjoajan tietokannassa.
Tietojen arkistointi ja hävittäminen:
- Netissä toimivien ryhmien käyttäjistä kerätty henkilötieto hävitetään ryhmän päätyttyä.
- Koulutusten henkilötiedot säilytetään asiakas- ja yhteistyösuhteiden ylläpitoa varten.
- Kasvokkain kokoontuvien ryhmien osallistujien henkilötiedot arkistoidaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
- Kyselyihin osallistuneiden henkilötiedot hävitetään, kun kyselyn tulokset on analysoitu ja raportoitu. Tämän jälkeen raaka-datasta hävitetään henkilötiedot ja data arkistoidaan.
- Arvontoihin osallistuneiden tiedot hävitetään, kun arvonta on suoritettu.
